民间流传一句话:“人管人累死人,制度管人管灵魂”,内部控制犹如企业的内部法律,渗透到水管单位各个经济活动中,涉及在职的每个人,日常工作中出现的错误和风险粗看是个人的职责,仔细研究都是内部控制环节的失察。健全有效的内部控制可以提高水管单位管理水平,合理保证经济活动合法合规,强化对内部权力运行的制约,可以减少意外损失和提高防范风险能力,而且有助于保证水管单位能够实现经营目标,对单位可持续性发展有着重要的意义。
二,水管单位内部控制的特点及存在的问题
(一)水管单位内部控制的特点
水管事业单位指直接从事水利工程管理,具有独立法人资格,实行财务独立核算的水利工程管理单位。水管单位内部控制主要涉及预算业务,收支业务,政府采购业务,资产管理,项目管理,合同管理。自来水公司的资金来源比较单一,主要是财政资金和经营收入,支出内容主要是人员经费,管理费用和水利工程类项目支出,财务收支活动内容少,内部管理多被财务部门理解,业务部门一般不重视内部管理。
(二)内部流程图制作粗放
内部控制建设需要整理各种经济活动业务,然后制作业务流程图,很多流程图制作粗放,没有形成整个单位的控制系统。各部门编制的流程有的注重业务内容顺序,有的注重审批顺序,控制内容单一。另外,法律制度、人事、职场责任变更时没有及时更新过程。
(三)预算业务控制力度不够
水管单位每年编制财政要求的部门预算,尽管编制程序需要“二上二下”,留给财务部门的编制时间有限,导致预算编制质量低。单位各部门之间没有充分协调沟通。经常会出现财政资金预算收支制作细致、经营收支预算制作粗糙的现象,与前一年数据缺乏对比,与本期发生额差距较大,缺乏一定的预算约束力。
(四)实物理财不严
部分水电单位成立时间较长,固定资产类目,品种多,理财职责不清,归口管理部门不清楚,存在扯皮现象,资产使用和存放责任未落实到具体个人,可能造成资产丢失、损坏、损失维修的风险。资产日常维护不当,长期闲置,没有建立资产明细账户,资产账户可能不一致。
(五)缺乏有效的内部审计与监督机制
有些水管单位成立时间长,由于人数限制存在长期不论岗不轮换现象,有可能造成懈怠,舞弊或者损害单位经济利益的事情。在相近的职场之间没有设置AB职场的工作制度,休假,出差和其他原因无法完成的情况下,业务处于停业状态。内部审计部门的内审人员大多是兼职职工,工作动力及积极性不高,工作受限于行政部门,独立性得不到体现。
三,完善水管单位内部控制建设的建议
(一)提高全员对内部控制的认识
水管单位内部控制是一个系统的动态过程,内部控制的一个重要原则是全面性。内部控制应当贯穿决策,执行和监督过程,覆盖单位的各种业务和事项全过程,全员性控制,不是一两个部门的责任,不存在内控空白点。内控制度建设离不开一把手的支持,更需要全员树立内部控制意识,必要时可以邀请专家讲座或参与专业培训,为内控建设营造一个良好的环境,使单位内控建设上升到新的水平。
(二)强化流程图控制,关注风险点
流程图绘制在内控建设中起着举足轻重的作用,组织相关人员对单位的预算,收支,政府采购,资产管理,项目管理,合同管理等进行梳理总结,明确各项业务的目标,范围和内容,重点关注风险点,审批程序,时限,并将各个业务的决策机制,审批执行机制和监督机制融入流程中的每个业务环节,细化业务流程中的各个环节的部门和岗位设置,明确其职责范围和分工。根据每个岗位的流程图形成单位的整体流程图,根据政策法规的变化及时更新业务流程图,从上到下轻松掌握工作业务内容。
(3)提高经营收支预算制作水平
水管部门必须提前制作预算时间,预算不能停留在完成财政发行的部门预算报告制作任务水平。在财政没有发布预算指标之前,提前分析经营资金收支预算,比较一下,考虑到前一年的实际数量,考虑到今年的变化因素,各部门的经济业务,如资产购买、人员变动因素、车辆变化等,计划全年的预算收支,制定更细致的经营收支预算草案。水管单位每年都会产生水利工程维修养护经费类项目开支,业务科提前规划好项目开支预算编制的基础工作,为后期项目开支预算做好充足准备。
(4)加强实物资产动态管理
理财需要财务部门,使用部门,管理部门共同配合。确定实物资产的归口管理部门、资产使用和保管负责人。建立资产账户,加强实物资产管理,每年进行全面的资产检查活动,实现账簿一致,重新检查各计量机构的资产有相应的使用和保管负责人,形成书面的资产检查报告书。建立资产信息动态管理系统,如人员变动时及时交接,更新卡台账,每季度或每半年做资产统计,汇报,分析工作。
(5)加强内部动态监督机制,完善内部控制报告制度
相近岗位设置AB岗位责任制,必要时可对重要岗位进行专项审计。建立与工作内容相结合的动态监督机制,不同部门调动人员组成内部监督小组,可定期或不定期进行内部监督,特别是重要岗位风险点和重要环节交流,交流,及时讨论发现的问题,整改。每年参照《行政事业单位内部控制规范(试行)》进行有效性评价,重点考虑内部控制设计的全面性、合理性、平衡性、合法性、适应性,制作单位内部控制评价报告书,指出存在的问题、缺陷,及时向单位负责人报告,以便后续采取整改措施。
四、总结
自2014年执行《行政事业单位内部控制规范》以来,我们一直重视内部控制建设,取得一定成绩。但内控建设是一个长期,即时的工程,真正融合到事业单位运行过程中任重道远。脚踏实地做好内控工作,将内部控制的方法:不相容岗位相互分离,内部授权审批制度,归口管理,预算控制,财产保护控制,会计控制等,融合到单位的制度设计和日常工作中。
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