按项目所属关系，将工程项目文件管理工作纳入工程质量领导责任制内进行监督审查，将工程项目文件收集、积累和管理纳入工程项目建设工程计划，纳入各有关部门的责任范围和岗位责任制，加强检查和审查，奖惩分明。

2.提高文件管理人员的使命感和责任意识

各文件制度可以依靠文件管理人员执行，提高文件管理人员的使命感和责任意识，尊重自己的工作，忠于职务，尽责

3.加强业务培训

目前一些工程项目都配备了相应的资料工作人员从事工程项目档案的采集整理工作，他们有关档案采集、档案、整理工作的知识，但工程施工方面的专业知识很少，基本上不知道工程施工有哪些工艺，需要采集哪些档案资料，档案资料的填写是否规范，与工程实体部位是否一致等问题不熟悉，对档案资料的档案、整理的相关规定也缺乏必要的认识，而工程专业技术人员对档案管理知识不熟悉，档案资料管理经验不熟悉，对工程实体部位是否一致等问题，这是工程中的高质量规范，不符合规范的原因。

针对公路工程项目的施工特点，应该有针对性地采取不同的培训形式，对施工项目经理部分管领导进行工程项目档案管理业务的培训，对专兼职档案人员进行档案业务及工程知识培训，对施工技术人员进行工程项目档案业务培训等。采用请进出的方法，定期邀请上级文件部门人员到项目部开展业务训练、技术咨询和文件工作座谈会等，也可以委托项目部文件管理人员参加国家文件局、市文件局、交通部召开的文件业务训练，组织项目部文件管理人员到文件工作的先进部门学习，实地参加培训，通过各种途径提高文件管理人员的专业技术水平。

4.严格区别原件和原件，保证备案文件的有效性

道路工程项目文件是直接反映道路工程建设项目文件管理工作质量和工程质量的重要载体，文件原件是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和证明书，保存道路工程项目文件原件的重要性不言而喻。原件是指最初产生的与复印件不同的原始文件(具有文件制作者和各方检查者的亲笔签名特征的文件)原件是具有规范格式和生效标志的正式文件(符合规定格式的，具有责任部门印鉴的文件)。项目审查等合法文件为复印件时，应在复印件上注明原始存档，由原始存档单位盖章证明。原材料质量证明文件为复印件时，复印件应盖供应商的确认印鉴，物资部门应盖检查品(入库)的检查印鉴。

5、重视公路工程项目档案的完整性、真实性

公路工程项目档案档案档案材料的形成积累和检验应与工程建设的各个阶段、各个环节的工作同步进行，以便及时发现问题并解决问题，确保档案材料在转化为档案时符合质量要求。同步检查，即要求档案检查与工程建设同步，特别是要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程检查阶段、中间检查阶段、交工竣工检查阶段等。档案材料质量检测可单独进行，也可与工程质量、进度检测一并进行。每次检查都要重视实效，不要通过，发现问题要立即整理。

由于地理因素使公路线形复杂，沿线桥梁、隧道较多，涉及工程质量的重大事件、重要部位、重要节点的照片文件形式简单直观，记录真实快捷，具有较强的客观性、透明性和不可替代性，其价值不可替代文字材料。记录公路工程项目的重大事件、事故必须有完整的文字和照片等载体材料，因此照片的收集必须成为公路工程项目文件管理的重要内容之一。因此，声像、光盘文件的收集必须提到议事日程。CD备案应按照《电子档案备案CD技术要求和应用规范》要求执行，照片档案的收集、整理、备案应按照《照片档案管理规范》执行。

6.重视竣工图的整理

竣工图是工程项目建设的实际反映，是公路工程项目档案的重要内容，竣工图的质量是档案验收的重点核心部分。项目经理部工程技术人员、档案管理人员一定要熟悉竣工图的编制要求，竣工图要完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠。竣工图以施工图为基础，依据由设计、施工、监理、调试、建设单位审核确认的“设计变更单”、“工程联系单”等与设计更改有关的文件以及现场验收记录、调试记录编制竣工图，确保竣工图的准确性。所有竣工图应由编制单位按下竣工图章，并签署竣工图章。竣工图章中的内容应完整清晰，不得签字。

7.认真学习道路工程项目文件管理办法，明确标准和要求，保证文件质量

文件管理人员认真学习《道路工程竣工文件备案管理办法》、《道路工程项目竣工(交付)工程验收办法》、《国家重大建设项目文件备案要求和文件整理规范》、《科技文件卷构成的一般要求》等文件。道路工程项目文件整理应遵循组卷合理、分类科学、保持卷内文件有机联系原则的法律文件手续完善，文字写作整齐，字迹清晰，纸张长期保管容易，符合道路工程项目文件管理规范和标准，保证道路工程项目文件卷质量。