建设工程项目档案管理是工程项目建设的有机组成部分。建设工程项目档案直接反映了建设工程项目质量，其与工程使用和管理有着十分紧密地联系，工程的使用和管理始终离不开档案的支持；建设工程项目档案不仅对本身工程有着指导利用的作用，而且对其他同类工程的设计建设也有着重要的参考借鉴作用；建设工程项目档案得到重复多次利用，是建设工程项目档案活力和价值的体现；建设工程项目档案管理是建设工程质量控制的重要环节，其重要性更不言而喻。

二、提高建设工程文件管理水平的有效途径

(一)加强政策宣传

要做好项目工程文件管理工作，各部门的支持和合作是必不可少的。我们在建设工程项目档案的收集过程中，要注重运用规范、科学的技术手段，通过多方式、多渠道、多层次地宣传档案法律法规以及其重要性，积极主动的开展档案宣传工作，使广大工作人员真正认识到做好建设工程项目档案工作的重要意义，真正了解各自应尽的职责和义务。

（二）提高队伍素质，增强责任意识

“工欲善其事，必先利其器”，学习能提高个人素质，提升我们的道德素养，进而不断提高自身解决工作实际问题的能力。无论是专业的还是兼职的文件管理者，都要加强文件工作的职业道德建设，自觉确立爱岗敬业，默默献出意识，在思想上真正爱文件工作的工作风格建设，加强自己辛苦，为基层服务的意识，加强工作的责任感和使命感，终身学习，终身教育的思想观念，培训与自学相结合，向领导、同事学习，学习他们良好的工作方法和工作经验

(3)加强组织领导，完善制度建设

加强组织领导，坚持工程项目建设和工程文件管理双手抓住，健全管理网络。项目建设单位应将设计、施工、建立等各参与单位纳入管理网络，建立文件领导小组和文件工作小组，明确管理领导、责任部门和工作人员，对本系统文件管理工作履行监督、检查和指导的责任。以综合档案室为纽带，开展工程档案监督管理和具体业务，顺利管理档案机构和各档案生成部门和部门管理系统，明确责任。完善制度建设，建立健全文件管理和建设工程文件备案等各项工作制度，将制度细分为各项工作标准程序，确保文件管理工作有章可循，有法可依，达到规范化管理目标。

制定《建设工程项目档案管理办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》、《档案查阅暂行规定》、《档案归档制度》、《归档范围、分类方案及保管期限表》、《档案分类编号规定》、《档案修改补充制度》、《档案检索及机房管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定与销毁制度》、《电子档案管理制度》、《档案管理考核办法（暂行）》等一系列规章制度。从文件的收集、整理、立案、存档、保管、统计、借阅、利用、销毁、安全保密等工作的各个环节，建立健全完善的制度和有效措施，将制度的执行情况纳入文件工作人员岗位责任制进行审查，进一步规范、细分文件管理工作，依法将文件工作纳入法制化的管理轨道。

三、加强建设工程项目档案管理的新举措

（一）强化责任考核，加强跟踪指导

建立档案目标管理考核机制，把档案管理工作纳入综合考核范畴。结合竞争、符合标准、创优、评价等活动，加强评价激励。在领导意识、人员素质、资金执行、制度完善、收集完善、质量整理等环节加大审查力度，不断加强参加者文件责任意识，推进文件工作责任制管理。跟踪指导是文件部门在收集工程项目文件时掌握第一手资料的必要条件，也是规范竣工资料的重要手段。工程文件产生贯穿工程项目的招标、招标、施工和竣工的全过程。文件部门应根据年度工程进度计划内容，制定相应的跟踪指导计划，从工程项目施工开始派专业技术人员跟踪指导，对该工程竣工文件的交付检查提出明确要求，切实控制工程竣工文件。对于不按规定执行的公司，工程竣工检查记录后未提交文件的公司，立即提出书面整改意见，仍未按时提交的，按规定给予适当的经济处罚，严重执行责任追究制度。

(二)加强岗位技能培训，提高人员业务水平

与工程建设相关的设计、监理、承包、施工部门多数人员无法认识工程文件的重要性，缺乏系统的文件工作技能，因此加强这些人员的培训非常重要。具体来说，通过多种渠道，可以采用多种方者档案人员进行专业建设工程档案业务培训，介绍有关档案管理工作的法律法规和各管理制度，对建设工程档案的收集范围、整理要求、交货时间和竣工档案检验的基本要求进行专业系统的培训指导。这样，各参建单位档案管理人员在增强档案管理意识的同时，也可以提高档案管理工作水平，为工程档案收集齐全、规范整理、安全保管和有效利用发挥了重要的作用。

(3)建立重大工程项目竣工文件备案工作协调组

建设工程项目文件的形成贯穿于项目立项、评价、设计到施工、竣工、交付使用的全过程，文件资料的形成、积累、备案是一个复杂的过程，其中涉及一些部门、多个环节和多个专业，备案范围包括建设项目前期文件、招标文件、施工文件、监理文件和竣工验收文件比较大的工程项目，必须设立竣工文件协调组。一般由计划部门、工程部门、财务部门、文件部门、设计部门、施工部门、监理等构成，协调各方面的工作，保证工程项目竣工资料备案的顺利进行。

(4)提高建设工程文件管理信息化水平

建设工程文件管理应提高信息化水平，提高文件管理效率。一方面，加快纸质文件数字化整理，另一方面，严格按照国家有关电子文件的备案和管理规范、文件数字技术规范等标准，统一建设系统数据库，统一文件信息的备案存储格式，在信息技术条件下全面收集各种文件，安全保管各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料电子文件通过扫描等形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷快速的查阅和利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理。